In questo articolo scopriremo come integrare Manychat con Calendly, un’unione perfetta per mantenere la fluidità del processo di prenotazione.
Spesso abbiamo l’esigenza di prendere appuntamenti con i nostri clienti per i più svariati motivi.
Questo solitamente è un processo che viene effettuato manualmente, e all’aumentare del numero di appuntamenti diventa sempre piu difficile gestirli.
Bisogna inserire gli appuntamenti in un’agenda, esempio Google Calendar, per poi contattare il cliente telefonicamente o via email per confermare l’appuntamento, e per evitare le assenze alle riunioni andrebbe inviato un messaggio poco prima dell’inizio.
Tutte operazioni manuali, soggette ad errore e dispendiose in termini di tempo.
Perché utilizzare una piattaforma esterna a ManyChat per prendere appuntamenti?
ManyChat consente già di raccogliere dagli utenti date e orari per gli utilizzi più vari tramite User Input ed un calendario integrato.
Questo modulo è utilizzato ad esempio per chiedere all’utente quando essere richiamato. E’ molto utile ma spesso abbiamo già un altro appuntamento nell’orario scelto dall’utente, oppure la richiesta da lui fatta è per un orario in cui non siamo operativi.
E’ possibile inviare una notifica in automatico da Manychat ma l’utente non ha la possibilità di modificare o annullare l’appuntamento in autonomia.
Per questo motivo abbiamo deciso di utilizzare una piattaforma esterna per avere una soluzione molto versatile e creata appositamente per questo scopo.
Perché usare Calendly?
Calendly è una piattaforma che propone un’ottima interfaccia web responsive per prenotare appuntamenti con i clienti, è molto diffusa e molto semplice da configurare, oltre a fornire numerose funzionalità.
Anche in versione gratuita consente questi vantaggi:
- Salvare direttamente gli appuntamenti su Google Calendar, Microsoft Office 365 o Aple iCloud Calendar
- Proporre agli utenti solamente le fasce orarie scelte nelle impostazioni
- Eliminare dagli orari selezionabili quelli già occupati da altri eventi nel calendario
Come integrare Manychat e Calendly
Il calendario appuntamenti configurato su Calendly sarà associato ad una url pubblica.
Una volta che il nostro cliente aprirà questa url gli verranno presentate date e orari delle nostre disponibilità, una volta scelte data e ora gli verranno richiesti i suoi dati (tipicamente nome ed email).
Utilizzando Manychat abbiamo già il nome e cognome dell’utente nell’account di Messenger e probabilmente avremo già chiesto l’email all’utente prima di chiedergli di prenotare il suo appuntamento.
Per evitare che l’utente debba reinserire i suoi dati e quindi migliorare la UX del processo e diminiure il tasso di abbandono, è possibile collegare Manychat a Calendly potendo passare i dati da un sistema all’altro.
Ecco i passi da seguire per effettuare questa integrazione.
1) configurare Calendly e prendere il link di prenotazione appuntamento
2) configurare un flusso di base per la raccolta dell’email ed eventualmente del telefono (spiegare che è possibile farlo anche senza PRO)
3) creare un button a fine link col link di calendly utilizzando le variabili di ManyChat
1) Configurare Calendly
La prima cosa da fare è configurare un evento in Calendly.
Se non lo avete già create un account su calendly a questo link, e collegate il vostro calendario preferito (Google Calendare, Microsoft Office o Apple iCloud).
La cosa successiva da fare è quella di scegliere le fasce orarie nelle quali volete dare la disponibilita per la prenotazione degli utenti.
Per completare la configurazione di base dovete scegliere quali dati chiedere all’utente durante la prenotazione. Io consiglio di mantenere Nome ed Email che sono gli stessi dati che passeremo a Calendly da Manychat, e poi di scegliere Telefono come tipo di chiamata, questo chiederà e validerà automaticamente il numero di telefono all’utente.
Una volta configurato l’evento è necessario prendere la url pubblica che viene associata all’evento, dovremo tenerla da parte per poi inseirla in un pulsante all’interno di un flusso ManyChat.
La url generata sarà del tipo https://calendly.com/botstrategy/call
2) Creare un flusso ManyChat per la raccolta dei dati
Mentre il nome dell’utente è già associato al nostro subscriber, all’interno di ManyChat dovremo creare un blocco User Input all’interno di un flusso che raccolga l’email dell’utente.
L’User Input, quando è utilizzato per raccogliere l’email utente, ha il vantaggio che gli consente di selezionare quella già associata al loro account messenger con un semplice click (o tap), per fare questo è necessario scegliere come Reply Type la voce Email e poi salvarla su System Field del subscriber.
Per rendere obbligatorio l’inserimento dell’email è necessario rimuovere il contenuto di default del tasto “skip”, quando il testo di questo campo è vuoto non apparirà il suddetto pulsante.
L’utilizzo dell’User Input è una funzione presente solamente in ManyChat PRO.
Nel blocco successivo possiamo inserire un messaggio con un pulsante di tipo “Open Website” con all’interno la url di Calendly che abbiamo generato nel passo precedente, ma aggiungendo in querystring le variabili di Nome ed Email in quesot modo
Questo pulsante aprirà una WebView con all’interno il modulo di prenotazione di Calendly dove alla prima pagina chiederà di scegliere data e ora dell’appuntamento, e nella seconda di inserire i dati, i cui Nome ed Email saranno già precompilati peché passati tramite il link, mantenendo inalterata l’esperienza utente di Messenger.
A questo punto la configurazione di base è completata e potremo già permettere ai nostri utenti di prenotare gli appuntamenti passando da Messenger.
Riepilogo
In questa prima parte della guida abbiamo visto come creare una semplice ma efficace integrazione tra ManyChat e Calendly.
Nella seconda parte vedremo come, con l’ausilio di Integromat, sia possibile inviare un messaggio di ringraziamento ed un reminder in Messenger.
Di seguito le risorse necessarie per questa prima parte:
